Organisé à l’origine par une poignée de passionnés et la troupe Spotkanie, le Festival s’est peu à peu professionnalisé, au sens figuré du terme. Ce sont toujours des bénévoles qui mettent sur pied cette manifestation, mais depuis 1995, une ASBL s’est constituée à l’initiative de la Ville de Saint-Ghislain qui s’est fortement impliquée dans l’organisation. L’organe de gestion est aujourd’hui composé de 9 membres et l’ASBL compte maintenant plus de 40 membres. Chaque membre a une spécialité et se retrouve dans diverses commissions (buvette, logement, repas typiques, vente des programmes, restauration, guides, publicité, santé, informatique, réservation etc…).
Durant le Festival, le comité peut aussi compter sur le soutien de plus de 90 bénévoles.
Mais un Festival tel que celui-là ne pourrait être organisé sans de nombreux concours. La Ville de Saint-Ghislain, on l’a dit, contribue largement à l’organisation à travers l’aide précieuse apportée par ses services. Notre Festival peut aussi compter sur le soutien précieux du Syndicat d’Initiative qui reçoit les demandes de renseignements, gère les réservations.
Le Festival, c’est aussi l’hébergement des troupes parfois pendant deux semaines. Le Festival bénéficie de précieux coups de main de la Province du Hainaut, du Commissariat Général au Tourisme de la Wallonie, de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de WBI, la Fédération de danses Populaires (DAPO Hainaut).

Préparer un Festival
Quelques jours après le Festival, tous les bénévoles se réunissent pour un bilan afin de tirer les conclusions de l’édition passée. Parallèlement, des premiers souhaits sont émis sur les groupes à inviter l’année suivante. En septembre, une première réunion fixe la philosophie du Festival à venir et les grandes modifications à apporter à l’organisation.
Par la suite, la préparation du prochain festival est un travail quotidien.
En effet, les contacts avec l’étranger doivent être établis afin de conclure la venue des Ensembles. Pour cela, ce seront des centaines de mails qui sont nécessaires afin de s’accorder sur les modalités pratiques. L’organisation rencontre aussi généralement des soucis quant à l’obtention des visas.
Le budget du Festival doit aussi être absolument rééquilibré. Pour cela, une recherche quasi permanente de sponsors, de publicités auprès des firmes et commerçants de la région est nécessaire.
L’organisation d’un festival est un travail inouï. Il est certain d’une chose, c’est que le bonheur des enfants et des spectateurs vaut tout le travail du monde !

Les bénévoles
Combien coûterait le Festival Mondial de Folklore s’il n’y avait pas des personnes généreuses et enthousiastes qui donnent leur temps, leur savoir, leur bonne volonté, qui parfois prennent des vacances pour donner un coup de main au Festival. Il y a celles et ceux qui accompagnent les troupes pendant deux, trois semaines, voire deux mois presque jour et nuit et qui font que chaque membre des groupes invités soit à l’aise chez nous. Il y a ceux qui préparent les repas des Ensembles, ceux qui montent la salle, la buvette, le restaurant, ceux qui s’occupent des boissons, ceux qui s’occupent des finances et de la publicité, ceux qui…. celles qui… et les autres.
Pour partager au mieux la connaissance ainsi que les différences et complémentarités des merveilleuses cultures du monde, place est faite chaque année à des moments hors du commun.
Chaque jour, un pays est à l’honneur. Chaque jour, le public a l’occasion de déguster des plats typiques d’Europe, d’Afrique, d’Asie, d’Amérique latine. Il peut ainsi y apprécier des mets hors du commun avec en prime le grain de sel sonore des musiciens des pays présents.
Tous les soirs, ce sont aussi des animations qui sont proposées après les spectacles dans le cadre d’un concept unique « Village du Monde ». Une opportunité exceptionnelle d’apprendre les danses locales au travers d’un moment de convivialité non égalé dans d’autres festivals de musiques du monde.
Bref, c’est tous les jours le grand rendez-vous de la convivialité !

Héberger des artistes.

En près de 40 ans d’organisation, le Festival a développé avec son public, un véritable réseau d’accueil et d’hébergement des danseurs et des musiciens. Chaque année, des dizaines de familles accueillent chez elles, pour une ou plusieurs semaines, des artistes venus des quatre coins du monde. Une occasion unique de découvrir un pays, une culture et des gens différents et passionnants. Souvent très jeunes et pleins de vie, ces danseurs ou musiciens apportent à leurs hôtes beaucoup de fraîcheur et la plupart du temps, des liens amicaux naissent de ces séjours. Beaucoup de ces familles gardent des contacts étroits avec les artistes et plus d’une a continué à garder le contact.
Pas besoin de connaître des langues étrangères, ni de changer sa façon de vivre pour les accueillir, ouvrez votre porte et votre cœur et vous n’oublierez jamais cette expérience.
Le Festival et les enfants
Depuis sa fondation, le Festival organise des séances spéciales à l’attention des élèves des écoles maternelles et primaires de notre province. C’est aussi l’une des particularités du Festival.
Il est important d’inculquer aujourd’hui à nos enfants le goût du beau, de faire appel à leur sensibilité artistique. Il est aussi essentiel de leur permettre d’avoir un contact avec d’autres cultures, d’autres peuples, de connaître les us et coutumes, les traditions de contrées parfois très différentes et très lointaines. Les progrès techniques ont fait malheureusement dans notre monde une trop large part à l’individualisme et à l’égoïsme.
C’est pourquoi une telle manifestation est plus que jamais génératrice de rencontres, d’amitié, d’intérêt artistique. C’est aussi une façon de  » sortir  » l’enfant de son école, de  » ses cours  » de lui apporter une certaine ouverture d’esprit, une autre manière de voir le monde.
Afin de tirer un profit maximum de cette rencontre, un dossier pédagogique est toujours réalisé par des enseignants. Ce dernier comprendra des notions d’histoire, de géographie, de sciences, de culture etc…pour chacun des pays représentés au Festival.